Gün Sonu (Night Audit) Nedir? Otelde Gün Kapama Kontrol Listesi

Gün sonu (night audit), otelde günün kapatılmadan önce rezervasyon, oda, bakiye ve kasa kayıtlarının kontrol edildiği süreçtir. Amaç basittir: tutarsızlıkları ertesi güne taşımamak. Çünkü bugün fark edilmeyen bir hata, yarın bir şikâyete ya da bir kasa farkına dönüşür.

Gün sonu neden önemli?

• Doğru doluluk ve gelir: Giriş yapmayan misafir kaydı odayı boşa işgal etmeye devam eder.
• Bakiye kontrolü: Çıkış yapan misafirin ödenmemiş bakiyesi fark edilmezse tahsil edilmesi zorlaşır.
• Kasa mutabakatı: Nakit, kart ve havale tahsilatları gün içinde doğru kaydedilmiş olmalıdır.
• Ertesi güne hazırlık: Yarının girişleri, VIP ve erken giriş istekleri önceden görünür.

Gün kapama kontrol listesi

1. Check-in yapılmamış girişler. Bugün gelmesi gereken ama giriş yapmamış misafirleri listeleyin. Gelmeyecekler için no-show politikanıza göre işlem yapın.
2. Check-out yapılmamış çıkışlar. Çıkış tarihi bugün olup hâlâ odada görünen kayıtları kontrol edin; misafir ayrıldıysa çıkışı işleyin.
3. Ödenmemiş bakiyeler. Bugün çıkış yapan rezervasyonların kalan bakiyesini gözden geçirin.
4. Ek ücretler. Minibar, SPA, transfer gibi gün içinde oluşan harcamaların folyoya işlendiğini doğrulayın.
5. Kasa mutabakatı. Nakit, kredi kartı, havale ve sanal POS tahsilat toplamlarını kasa fişleri ve banka kayıtlarıyla karşılaştırın.
6. Kirli odalar ve açık görevler. Yarın giriş olacak odaların hazırlık durumunu ve açık görevleri kontrol edin.
7. Ertesi günün girişleri. VIP, erken giriş ve özel istekleri vardiyaya not edin.
8. Günü kapatın. Eksik kalan bir şey varsa nedenini not ederek ilerleyin.

No-show kararı

Rezervasyon yaptıran ama gelmeyen misafir için ne yapılacağı iptal politikasına bağlıdır. Genel yaklaşım, misafire ulaşmaya çalışmak, ulaşılamazsa politika gereği no-show olarak işaretlemek ve odayı yeniden satışa açmaktır. Kararı gece vardiyasındaki kişiye bırakmamak için eşik saatini ve süreci yazılı hale getirin.

Hatalı kapanışın sonuçları

• Raporlarda yanlış doluluk ve gelir görünür.
• Tahsil edilmemiş bakiyeler gözden kaçar.
• Ertesi sabahki giriş listesi güvenilmez olur.
• Kasa farkının nedeni bulunamaz.

Vardiya devri: gün sonunun görünmeyen yarısı

Gün sonu yalnızca sayıları tutturmak değildir; aynı zamanda bilginin bir vardiyadan diğerine taşındığı en güvenli andır. Kısa bir devir notu, ertesi günün sürprizlerini azaltır:

• Çözülemeyen bakiyeler ve nedenleri (ör. terminal arızası, misafirin sonradan ödeme isteği).
• Satışa kapalı odalar ile bakım ya da arıza kayıtları.
• Söz verilen erken giriş, geç çıkış ve oda değişikliği istekleri.
• Misafirlerin dile getirdiği şikâyetler ve geri dönüşü kimin yapacağı.

Gün sonu ne zaman yapılmalı?

Tek bir doğru saat yoktur; önemli olan saatin sabit olması ve o ana kadar yapılan işlemlerin kayıtlara geçmiş olmasıdır. Pek çok tesis, gece yarısına doğru yoğunluk dinince başlar. Geç varış bekleyen bir misafir varsa kapanışı bekletmek ya da “geç varış” notuyla ilerlemek tesisin kararıdır. Sezon ve etkinlik günlerinde süreyi önceden planlayın; beş dakikalık bir kontrol, kalabalık bir resepsiyonda kolayca yarım saate uzayabilir.

Gün sonunu sadeleştirmenin yolları

• Gün içinde oluşan hataları gün sonuna bırakmayın: çıkışı ve tahsilatı işlemin yapıldığı anda kaydedin.
• Kontrol listesini yazılı ve tek sayfa tutun; her yeni çalışan aynı listeyi izlesin.
• Tekrarlayan farkların nedenini haftalık olarak gözden geçirin; aynı fark üç kez çıkıyorsa süreçte bir kaçak vardır.

Kontuar’da gün sonu

Kontuar’ın Gün Sonu ekranı üç kontrolü listeler: check-in yapılmamış girişler, check-out yapılmamış çıkışlar ve bugün çıkış yapan misafirlerin ödenmemiş bakiyeleri. Kirli oda ve açık görev sayısını da gösterir. Bekleyen bir kalem varsa ekran bunu açıkça hatırlatır; günü kapatma kararı sizdedir. Mobil uygulamada da aynı kontroller bulunur.

#gün sonu#night audit#kontrol listesi#kasa