WhatsApp ve Telegram ile Otel Operasyon Bildirimleri
Önemli olayı ekran başında beklemeden öğrenmek mümkün. Kanal seçimi ve kural tasarımı için pratik bir rehber.
Otel Misafir İletişimi: Konaklama Öncesi ve Sonrası Otomatik Mesajlar
Giriş öncesi hatırlatma, hoş geldiniz, teşekkür, doğum günü ve kayıp misafir mesajları nasıl kurulur? İzin ve KVKK uyarılarıyla otel iletişim planı.
Konaklama, misafirin kapıdan girmesinden önce başlar ve çıkıştan sonra da sürer. Bu süreçte doğru zamanda gönderilen kısa bir mesaj, deneyimi iyileştirir, sorunları büyümeden yakalar ve misafirin tekrar gelmesini kolaylaştırır. İyi haber, bu mesajların büyük bölümünün otomatikleştirilebilmesidir.
İletişim haritası
| Zaman | Mesaj | Amaç |
|---|---|---|
| Rezervasyon anı | Onay ve voucher | Güven vermek, bilgiyi netleştirmek |
| Girişten 1–3 gün önce | Giriş öncesi hatırlatma | Yol tarifi, giriş saati, özel istekler |
| Giriş günü | Hoş geldiniz mesajı | Karşılama, wifi ve hizmet bilgisi |
| Çıkıştan 1 gün sonra | Teşekkür ve geri bildirim | Memnuniyeti ölçmek, yorum davet etmek |
| Doğum günü | Kutlama mesajı | Bağ kurmak |
| Son konaklamadan 90–120 gün sonra | Geri kazanım mesajı | Tekrar rezervasyon |
İyi bir mesajın özellikleri
- Kısa: Tek bir amaç, birkaç cümle.
- Kişisel: Misafirin adı, tarihleri ve oda tipi gibi bilgilerle.
- Zamanında: Giriş bilgisi giriş günü değil, birkaç gün önce gelmeli.
- Eyleme dönük: Bir bağlantı ya da yanıtlanabilir bir soru içermeli.
- Marka sesine uygun: Sıcak, net ve abartısız.
Örnek şablonlar
Şablonlarda misafir adı, tesis adı, rezervasyon kodu, tarihler, oda tipi, gece sayısı ve bakiye gibi değişkenler kullanılabilir; böylece aynı şablon her misafir için kişiselleşir.
İzin ve mevzuat
Rezervasyonla ilgili bilgilendirme mesajları (onay, giriş bilgisi gibi) ile pazarlama amaçlı iletiler (kampanya, geri kazanım gibi) aynı değildir. Ticari elektronik iletilerde önceden alınmış onay gerekir ve onay yönetimi ile ilgili ek yükümlülükler (örneğin İleti Yönetim Sistemi) söz konusu olabilir. Misafirin tercihi kayıt altında tutulmalı, vazgeçme imkânı sağlanmalıdır.
Kanal seçimi
- E-posta: Ayrıntılı bilgi, voucher ve görsel içerik için.
- SMS: Kısa ve zamana duyarlı mesajlar için.
- WhatsApp: Hızlı etkileşim için yaygındır; ancak izne dayalı ve düşük hacimli kullanılmalıdır.
Ölçüm
Gönderilen, iletilen ve açılan mesaj sayısını, kampanyalarda tıklama oranını ve mesajdan sonra gelen rezervasyonları izleyin. Açılma oranı düşüyorsa konu satırını ve zamanlamayı, tıklama oranı düşüyorsa içeriği gözden geçirin.
Kontuar’da misafir iletişimi
Misafir ilişkileri modülü yedi tetikleyiciyle otomasyon sunar: giriş öncesi, giriş günü, çıkış sonrası, ödenmemiş bakiye, doğum günü, kayıp misafir ve VIP. Kanal e-posta, SMS ya da ikisi olabilir; şablonlar blok tabanlı editörle hazırlanır. Hedef kitleler (örneğin yalnızca e-posta izni olanlar) ve kampanyalar ayrı yönetilir; her mesajın durumu (gönderildi, iletildi, açıldı, başarısız) iletişim geçmişinde görünür.
Sık sorulan sorular
Her misafire otomatik mesaj göndermeli miyim?
Rezervasyonla ilgili bilgilendirme mesajları genellikle beklenir. Pazarlama amaçlı iletilerde ise izin ve mevzuat uyumu esastır; yalnızca izin vermiş misafirleri hedefleyin.
Mesaj sıklığı ne olmalı?
Gerekli olduğu kadar: konaklama başına birkaç değerli mesaj, çok sayıda zayıf mesajdan iyidir.